Beleidsnota

Stichting Sultans Trail | Beleidsplan 2018-2020

Lengte en geldigheidsduur
Dit beleidsplan beschrijft hoe het bestuur van de Stichting Sultans Trail de doelstellingen van de Stichting denkt vorm te geven.
Het plan is vastgesteld in de bestuursvergadering van 10 juli 2018 en heeft betrekking op de periode 2018-2020.Eind 2020 wordt het nieuwe beleidsplan vastgesteld.

Visie
Wij zijn ervan overtuigd dat contacten tussen mensen met verschillende nationaliteiten en culturen binnen Europa het begrip over en weer bevorderen en bijdragen aan een vreedzame samenleving.
Uit onze ervaring blijkt dat lopen en fietsen door een land goede en aangename manierenzijn om in contact te komen met bewoners en om kennis te nemen van de lokale omstandigheden, opvattingen, gebruiken en gewoonten. Het zijn activiteiten die bovendien gezond zijn, en ecologisch en economisch verantwoord genoemd mogen worden.

Missie
Wij willen bereiken dat mensen die op pad gaan op de Sultanstrail kennis nemen van de cultuur en historie van de landen waardoor de route loopt.En dat ze deze landen gaan verkennen en waarderen.

Doelstelling
Het doel van de Stichting Sultans Trail is het ontwikkelen, uitbouwen, promoten en in stand houden van de route als een Europeseculturelewandel- en fietsroute. Een langeafstandsroute die loopt van Wenen naar Istanbul, door de landen Oostenrijk, Slowakije, Hongarije, Roemenië, Kroatië, Servië, Bulgarije en Turkije.
Daartoe stelt de Stichting zich ten doel om:
– historische en culturele gegevens te verzamelen en hierover te communiceren;
– gidsen en ander materiaal uit te geven met betrekking tot de Sultanstrail;
– historische gebouwen te categoriseren en het onderhoud ervan te bevorderen en om plaatsen, gewoonten en tradities langs de route in kaart te brengen;
– intermenselijke contact tussen gebruikers van de route en de lokale bevolking te bevorderen;
– aan de lokale economie bij te dragen,
– alles te verrichten datmet het voorgaande verband houdt of daarvoor bevorderlijk kan zijn, in de ruimste zin van het woord.

Ambitiesvoor 2018-2020

● In de eerste plaats willen we dat de Trail veelvuldig wordt gebruikt, zowel individueel als in groepen.
● De ambitie is dat de Sultanstrail in 2019 door de Raad van Europa erkend wordt als Europese Culturele Route, waarmee een officiële internationale status wordt verkregen.
● In de komende drie jaar willen we de trail verder uitwerken, documenteren, publiceren en erover communiceren in algemene nieuwsmedia envia gespecialiseerde mediaop het terrein van toerisme en wandelen.
● Wij willen een gezonde organisatorische en financiële organisatie ontwikkelen en uitbouwen, met een coherent beleid gericht op de middellange en lange termijn.
● Wat betreft de financiële huishouding moet het komend jaar een aanzienlijke verbetering worden bereikt. Voor 2020 streven we naar 100 deelnemers en 10 donateurs van tenminste € 500,- elk.
● Deelname aan projecten die onze ambities kunnen versterken en verdiepen.
● Het streven is dat de Stichting over zeven jaar (2025) tenminste 500 deelnemers heeft en 25 donateurs.
● Het bestuur is uitgebreid van drie naar vijf personen, met duidelijke taakomschrijvingen en verantwoordelijkheden.
● Er een “Comité van Aanbeveling” opgericht is, dat als ambassadeur van ons doel en onze Stichting gaat optreden.
● Het aantrekken van een fondsenwerver en een communicatie-verantwoordelijke.
● De Sultanstrail is een cultuurhistorische wandelroute. De cultuurhistorische aspecten van deze route dienennader belicht te worden door deskundigen op dit gebied. Daarom is de uitbouw van de Academische Raad van eminent belang.
● Alle werkzaamheden van de Sultanstrail worden uitgevoerd door vrijwilligers.De vrijwilligersorganisatie wordt ontwikkeld en versterkt, in lijn met de organisatorische wensen vastgesteld door het bestuur.
● We willen beschikken over professionele presentaties om in te zetten bij bijeenkomsten en op beurzen.
● Onze website en Nieuwsbrief en eventuele andere uitgaven moeten op elkaar worden afgestemd, en de informatieverstrekking dient coherent en in lijn met het uitgezette beleid te zijn.
● Wat betreft de ontwikkeling van de route richten wij ons in deze periode op:
● Een aaneensluitende Trail, die geheel gelopen kan worden, primair per GPS.
● Deze trail zichtbaar en bruikbaar te doen zijn op android, IPad en Garmin op gedetailleerde kaarten, uitgaande van OSM.
● Publicatie van overnachtingsmogelijkheden langs deze route (een boekje à la “miam, miam .. do,do”).
● Publicatie van de wandelgids voor Oostenrijk.
● Het oplossen van knelpunten in de bestaande route Wenen – Bratislava – Boedapest – Belgrado – Sofia – Borino – Edirne – Istanbul.
● Het ontwikkelen van het traject Köszeg-Ilok.
● Het ontwikkelen van het traject Sofia-Plovdiv-Edirne.
● Het ontwikkelen van een aaneensluitend fietstraject, zoveel mogelijk samenvallend met de wandelroute.
● Publicatie van een of meer fietsgidsen
● De ontwikkeling van een Sultanstrail“App” voor de route, waarbij onderliggende gegevens aanwezig en bruikbaar zijn.

● Wat betreft het interesseren van organisaties om activiteiten te ontwikkelen op de route, streven wij ernaar om tenminste twee touroperators te bewegen om de Sultanstrail op te nemen in hun catalogus. Verder willen wij een start maken met het Partnerprogramma Reizen, waarbinnen deze samenwerking vormgegeven zal worden.
● De website is zowel in het Engels en Nederlands beschikbaar.
● Er verschijnt tien maal per jaar een Nederlandstalige Nieuwsbrief te zijn en tweemaal een Engelstalige uitgave.
● Er is een Engelstalig lidmaatschap en internationale betaalmogelijkheden.
● In de lente is er een informatiebijeenkomst en in het najaar een vrijwilligersdag.
● Organiseren van een symposium in de komende drie jaar.

Sterkten en zwakten
De sterke punten van de stichting zijn haar unieke ‘product’ de “Sultanstrail”, en het enthousiasme en de compassie van de mensen die er als vrijwilliger werken. De diversiteit van culturen spreekt eveneens tot de verbeelding.
De uitdaging is het opbouwen van een krachtige organisatie met eengoede financiële positie.

Stappenplan
1. Benoemen van een penningmeester in het bestuur.
2. Opnemen van een trailcoördinator in het bestuur en tweemaal per jaar trailcoördinatorenoverleg, het oplossen van knelpunten in bestaande route en ontwerpen van de routedelen Sofia-Plovdiv-Edirne en Köszeg-Ilok.
3. Het vaststellen van een organisatorische verbinding tussen bestuur en Academische Raad (via “Bestuur plus” bijeenkomsten).
4. Aantrekken van leden voor het Comité van Aanbeveling.
5. Benoemen fondsenwerver.
6. Benoemen communicatieverantwoordelijke en uitbouw communicatiebeleid.
7. Optimalisering gebruik van sociale media.
8. Publicatie wandelgids Oostenrijk in e-boek vorm.
9. Publicatie accommodatieoverzicht van de huidige Trail in e-boek vorm.
10. Publicatie fietsgids Wenen naar Belgrado.
11. Publicatie fietsgids Belgrado naar Istanbul.
12. Lanceren van de Sultans Trail app.
13. Doen organiseren van vijf wandelreizen per jaar op de Trail.
14. Organiseren van vijf wandel ontmoetingen per jaar in Nederland en Vlaanderen.
15. Opzetten professionele administratie voor leden, deelnemers en externe contacten (CRM).
16. Opstellen van draaiboeken voor informatie bijeenkomsten en beurzen.

Evaluaties
In het vierde kwartaal van 2020 wordt de voortgang en effectiviteit van dit beleidsplan geëvalueerd en op basis hiervan een nieuw beleidsplan opgesteld.

Vastgesteld 10juli 2018

Het bestuur,

Beleidsnota 2018